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幫領導過濾電話的技巧

作者:卓眾獵頭 時間:2017-11-28 點擊:511

    有哪些很多情況下,秘書需要為上司代接電話,主要的目的是為了讓上司能安心工作,不受無謂的干擾,節省更多的時間。因此,如果你是一位秘書一定要扮演好“過濾者”

  的角色。

  但是這個“過濾者”角色并不好當,需要你有眼力,知道什么情況下該怎么做,正所謂“識時務者為俊杰”,要成為一名出色的秘書,以下基本功一定要掌握!

  老熟人的電話:作為秘書應該基本了解領導一些熟識的朋友,當老熟人找領導且領導在的話,就應立即轉告,讓領導接電話。在傳答電話前應該將對方的信息簡潔、清楚、迅速地轉達給領導,一方面免得對方再重復一次,另一方面也讓領導有個思想準備。

  領導正在主持重要會議:這個時候不論接到誰的電話,領導都是不合適接聽的,應該讓對方留下姓名和聯系方式或是要轉達的信息。

  領導正在參加會議:在這個時候,如果有十分重要的電話必須要領導接聽時,可以記在留言條上,送進會議室,詢問領導是否要接聽。

  領導正在會客:如果客人是重要人士,不便打擾或是上司交代不要打擾時,可以請對方留下姓名和聯系方式,或是要轉達的信息。如果是上司特別交代需要接聽的重要電話,就可以記在留言條上,送進會客室,由上司決定是否接聽。

  領導不愿接聽的電話:不論是誰,都會隨時接聽到一些不想接聽的電話,你的領導當然更不例外。因此如果是領導特別交代不想接聽的電話,你就一定要做好這個“擋箭牌”,對于需要據塞的場合,要機智應對,恰當把握說話的分寸,按領導的意圖把事情辦妥。秘書有責任讓領導避開不想接聽的電話,以免浪費時間,有責任辨別領導不樂意與哪些人通話,并通曉如何巧妙地“金蟬脫殼”。如“對不起,先生。xx領導剛剛離開辦公室。”或是“我不能確定何時能找到他。”等等。

  如果你是一位秘書,你可以檢查一下自己的做法是否符合上面所說的,自己這個“過濾者”是否做到本職工作了。如果你只是一名普通的讀者,那也沒關系。您同樣應該高興自己又學到了一種禮儀規范。點點滴滴,日積月累,總有一天您一定會得到領導的賞識,成為職場高手!


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